Protejarea datelor

Kilkenny County Council - Housing Supports notificare de confidențialitate

Pentru a oferi cea mai eficientă și țintită gamă de servicii de locuințe sociale pentru a satisface nevoile cetățenilor din județul Kilkenny, ni se va cere să colectăm, să procesăm și să folosim anumite tipuri de informații despre persoanele care solicită locuințe sociale. În funcție de serviciul de locuințe sociale solicitat, informațiile căutate pot include „date cu caracter personal”, astfel cum sunt definite de Legile privind protecția datelor și de Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) și se pot referi la circumstanțele personale ale dvs. (în calitate de solicitant) și ale membrilor familia dvs. care poate face, de asemenea, parte din cererea dvs. de locuință.

De ce avem această notificare de confidențialitate?
Consiliul Județean Kilkenny a creat această declarație de confidențialitate pentru a demonstra angajamentul nostru ferm față de confidențialitate și pentru a vă asigura că în toate relațiile dumneavoastră cu Consiliul Județean Kilkenny vom asigura securitatea datelor personale pe care ni le furnizați.
Consiliul Județean Kilkenny creează, colectează și prelucrează zilnic o mare cantitate de date cu caracter personal în diverse formate multiple. Angajamentul Consiliului Județean Kilkenny față de dumneavoastră este că datele personale pe care vi se poate cere să ni le furnizați sunt;

Obținute în mod legal, corect și transparent
Obținut doar în scopuri specificate, explicite și legitime
Adecvat, relevant și limitat la ceea ce este necesar pentru scopul pentru care a fost obținut
Înregistrate, stocate cu acuratețe și în siguranță și, acolo unde este necesar, actualizate
Se păstrează doar atâta timp cât este necesar scopurilor pentru care a fost obținut.
Păstrate într-o formă care să permită identificarea persoanei vizate
Prelucrate numai într-o manieră care să asigure securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale.

Temei juridic pentru colectarea, prelucrarea și partajarea datelor cu caracter personal ca parte a furnizării de locuințe sociale
Consiliul Județean Kilkenny, în calitate de Autoritate pentru Locuințe, poate, în scopul îndeplinirii funcțiilor sale în temeiul Legilor privind Locuința din 1966-2014, să solicite toate informațiile conținute în orice formular de cerere de sprijin pentru locuințe care a fost elaborat de Departamentul pentru Locuințe, Planificare și Administrație Locală pentru utilizarea de către toate autoritățile locale și de către Consiliul Județean Kilkenny.

Tipuri de date personale necesare
Înainte de a completa un formular de cerere de sprijin pentru locuință, trebuie să citiți cu atenție broșura informativă care însoțește formularul. Ar trebui să aveți grijă să răspundeți complet la toate întrebările atunci când acestea sunt relevante pentru dvs. și să furnizați documentația justificativă necesară. Dacă nu oferiți un răspuns detaliat la întrebările relevante pentru dvs. sau nu furnizați documentele justificative necesare, cererea dvs. poate fi considerată incompletă și poate întârzia cererea dvs. De asemenea, vi se va solicita să trimiteți detalii despre numerele PPS pentru toți membrii gospodăriei dvs. incluse în formularul de cerere.
Toți solicitanții sunt obligați să furnizeze informații despre următoarele categorii de date (unde sunt aplicabile)

Datele personale ale solicitantului și ale oricărui soț sau partener
Detalii privind naționalitatea solicitantului și a oricărui soț sau partener
Detalii maritale ale solicitantului și ale oricărui soț sau partener
Detaliile de angajare ale solicitantului și ale oricărui soț sau partener
Detalii săptămânale despre venitul solicitantului și al oricărui soț sau partener
Detalii despre orice alți membri ai gospodăriei care caută cazare (inclusiv copii)
Detalii despre orice motive medicale sau de dizabilitate care ar putea avea legătură cu cererea
Detalii despre aranjamentele actuale și istorice de cazare ale solicitantului
Detalii despre orice altă proprietate sau teren în care solicitanții au un interes financiar
Detalii despre orice infracțiuni de ordine publică pentru care solicitantul sau orice membru al gospodăriei a fost condamnat
Se caută detalii despre sprijinul pentru locuințe
Lista zonelor din limitele județului Kilkenny în care solicitantul ar accepta locuințe sociale.

De exemplu, o copie a formularului de cerere de sprijin pentru locuințe sociale și a prospectului informativ alăturat pot fi accesate prin următorul link,

Cum vor fi utilizate/prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal de către Secția Locuințe din cadrul Consiliului Județean Kilkenny

Numere de telefon și adrese de e-mail
Când ne contactați, vă putem solicita un număr de telefon mobil de contact (sau e-mail). Dacă o facem, este posibil să folosim acest număr pentru a vă contacta prin text (sau e-mail), precum și prin telefon. Vă vom contacta numai în legătură cu chestiunile care vă afectează cererea pentru orice sprijin pentru locuință, cum ar fi plățile sau pentru a vă informa cu privire la întâlnirile în legătură cu cererea/închirierea dvs. de locuință. Niciun mesaj text (sau e-mail) nu va conține informații care ar putea fi folosite pentru a vă identifica, adică numele dvs., astfel încât, în cazul în care telefonul este pierdut/furat, mesajele ar putea fi asociate doar cu telefonul mobil la care a fost trimis textul.

Stocarea și prelucrarea electronică a datelor dumneavoastră
Volumul de clienți pe care îi deservește Consiliul și gama de servicii de locuințe pe care le oferim necesită un sistem IT pentru a gestiona aplicațiile clienților. Datele din aceste aplicații sunt adăugate la sistemul iHouse IT (iHouse), iar aplicațiile de hârtie și documentația aferentă sunt scanate într-un sistem de gestionare a documentelor (iDocs). Informațiile solicitate în formulare și stocate în aceste sisteme sunt relevante pentru evaluarea eligibilității dumneavoastră pentru un serviciu relevant de locuințe, fie că este vorba despre o cerere de locuințe sociale, cerere de grant, un împrumut pentru locuință sau alte servicii și sprijin. Accesul la date este controlat și restricționat personalului relevant implicat în evaluarea și prelucrarea diferitelor servicii cu alte măsuri de securitate, cum ar fi parolele.
Dacă decideți să întrerupeți o cerere sau dacă sunteți suspendat din lista de locuințe, vă vom stoca istoricul cererii în format electronic, astfel încât să ne putem relua mai eficient cu dvs. Departamentul Locuințe implementează Politica Națională de Reținere. Acest lucru se va aplica tuturor înregistrărilor pe hârtie.

Partajarea datelor dumneavoastră cu caracter personal
Datele pe care le furnizați Consiliului Județean Kilkenny ca parte a cererii dumneavoastră de locuințe sociale vor fi utilizate de Consiliul Județean Kilkenny în scopul de a determina dacă vă calificați pentru furnizarea de sprijin pentru locuințe. Cu toate acestea, unele dintre datele dumneavoastră cu caracter personal (vezi lista de mai jos) pot fi partajate cu alte departamente de servicii din cadrul Consiliului Județean Kilkenny, astfel încât să nu vi se ceară să furnizați aceleași date personale de mai multe ori, de exemplu

Nume si Prenume
Adresa si datele de contact
PPSN

Aceste date personale vor fi partajate cu departamentele de service, cum ar fi;
Secția Finanțe Servicii Corporative
Colectarea datoriilor Apă și drumuri
Servicii de pompieri de mediu

Consiliul Județean Kilkenny va împărtăși datele dumneavoastră cu alte organisme statutare/autorități locale în scopul de a vă oferi un serviciu de locuințe, pentru a se asigura că informațiile sunt corecte, pentru a proteja fondurile publice, pentru a recupera datorii sau pentru prevenirea, detectarea sau investigarea infracţiuni şi în scopuri statistice.

Dacă nu doriți ca datele personale identificate mai sus pe care le-ați furnizat ca parte a cererii dvs. de locuință, ar trebui să indicați acest lucru Departamentului de locuințe din Consiliul Județean Kilkenny în scris atunci când depuneți cererea. De asemenea, puteți informa celelalte secțiuni enumerate mai sus că nu doriți ca informațiile dvs. personale dintr-o aplicație de locuințe să fie utilizate în aplicația dvs. pentru serviciile lor și doriți să furnizați un set complet proaspăt de date personale. Dacă se primește o astfel de solicitare, departamentul de locuințe ar putea să nu fie în măsură să vă ofere un serviciu de locuință.

Contactarea altor organisme publice pentru a obține informații personale
Personalul din furnizarea de locuințe sociale poate fi solicitat, din când în când, în scopul îndeplinirii funcțiilor sale de autoritate locativă în temeiul Legilor privind locuința din 1966-2014, să solicite și să obțină informații de la următoarele organisme:

O altă autoritate pentru locuințe,
Biroul de bunuri penale,
An Garda Síochána,
Departamentul pentru Ocuparea Forței de Muncă și Protecție Socială,
TUSLA
Executivul Serviciului de Sănătate (HSE) și/sau
Un organism de locuințe aprobat

Politica de păstrare a înregistrărilor
Consiliul Județean Kilkenny a adoptat Politica Națională de Reținere care oferă mai multe detalii despre perioada de timp pentru care datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi păstrate de Consiliul Județean Kilkenny și ce se va întâmpla cu aceasta după expirarea perioadei de păstrare necesare.
O copie a Politicii de păstrare a înregistrărilor poate fi accesată prin următorul link,

Politica națională de reținere.pdf

Drepturile tale
Aveți dreptul de a solicita accesul la datele personale deținute despre dvs., de a obține confirmarea dacă există date care vă privesc, de a fi informat cu privire la conținutul și sursa datelor și de a verifica acuratețea acestora. În plus, dacă datele deținute de noi sunt considerate a fi inexacte, aveți dreptul de a modifica, elimina, bloca sau opune utilizării datelor cu caracter personal deținute de Consiliul Județean Kilkenny. În anumite circumstanțe, blocarea accesului la date poate întârzia sau elimina accesul la un serviciu în care datele sunt cerute de lege sau pentru scopuri esențiale legate de livrarea unui serviciu către dvs. Vă rugăm să rețineți că pentru a vă proteja confidențialitatea, luăm măsuri pentru a vă verifica identitatea înainte de a acorda acces la datele personale. Pentru a vă exercita aceste drepturi de utilizare trebuie să urmați următorii pași,

Formular de solicitare de acces pentru protecția datelor.docx

Dreptul de Conformitate la Biroul Comisarului pentru Protecția Datelor
Dacă nu sunteți mulțumit de rezultatul răspunsului primit de la Consiliul Județean KILKENNY în legătură cu solicitarea dvs., atunci aveți dreptul să depuneți o plângere la Comisarul pentru Protecția Datelor, care poate investiga problema în locul dvs.
Site-ul web al Comisarului pentru Protecția Datelor este www.dataprotection.ie sau puteți contacta Biroul acestuia la:
Număr de apel: 1890 252 231
E-mail: info@dataprotection.ie
Adresa poștală: Comisarul pentru protecția datelor
Casa Canalului
Station Road
Portarlington, Co. Laois. R32 AP23.